Máte v pořádku dokumentaci k GDPR?

Každý bytový dům se v rámci své činnosti setkává s osobními údaji osob. Jednou jsou to osobní údaje vlastníků bytových jednotek či družstevníků, podruhé to mohou být osobní údaje jeho zaměstnanců (např. uklízečky, účetní, správce aj.) nebo to mohou být i osobní údaje podnájemníků. V případě, že bytový dům provozuje kamerový systém se záznamem, dochází také ke zpracování osobních údajů. SVJ nebo BD se tak stává správcem osobních údajů dle nařízení GDPR a zákona o zpracování osobních údajů a musí plnit povinnosti správce, které z těchto právních předpisů vyplývají:

• Určete účel zpracování osobních údajů. Účelem, pro který zpracování osobních údajů provádíte, bude v mnoha případech ochrana majetku, života a zdraví obyvatel bytového domu.
• Najděte právní základ zpracování. Aby bylo zpracování osobních údajů zákonné, musí splňovat alespoň jednu z podmínek daných článkem č. 6 nařízení. Provozování kamerových systémů a zpracování osobních údajů lze uskutečňovat, pokud je to nezbytné pro naplnění účelu oprávněného zájmu správce či třetí strany (čl. 6 odst. 1 písm. f). Pokud zpracováváte osobní údaje na základě této podmínky, nepotřebujete výslovný souhlas jednotlivých subjektů (obyvatel) se zpracováním údajů.
• Veďte záznam o činnostech zpracování. V tomto záznamu správce uvádí informace o sobě, o účelu zpracování, o kom osobní údaje zpracovává a v jakém rozsahu, jak dlouho bude údaje uchovávat a jak je chrání (plný rozsah naleznete v čl. 30 nařízení). Záznam uchová v listinné nebo v elektronické podobě správce u sebe a musí jej být připraven na vyžádání poskytnout Úřadu pro ochranu osobních údajů. Záznam se tedy nikam nezasílá (jako dříve registrace správce – dnes již zrušena). K aktualizaci záznamu nedochází po každém zpracování osobních údajů, ale pouze za předpokladu, že se změní uváděné skutečnosti (např. dojde ke změně v zabezpečení zpracování). Není předepsána žádná formulářová forma záznamu, pro inspiraci lze ale využít vzor ze stránek Úřadu.
• Uzavřete smlouvu se zpracovatelem. V případě, že se rozhodnete využít služby třetí osoby (např. poskytovatele služby pultu centrální ochrany) a manipulaci se záznamem přenechat na někom jiném, nezapomeňte, že tato osoba pro vás bude zpracovávat osobní údaje. S tímto zpracovatelem pak musíte uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů (dle čl. 28).
• Informujte. O zpracování osobních údajů informujte jednotlivé obyvatele bytového domu ještě před zahájením provozu, tedy před zpracováním osobních údajů. Rozsah informační povinnosti naleznete v čl. 13 (zejména se jedná o údaje o správci, účelu zpracování osobních údajů, právním základu zpracování, o oprávněných zájmech správce, o době, po kterou budou údaje zpracovány a o informace o právech subjektu). Protože je však bytový dům přístupný i jiným osobám, než jen jeho obyvatelům, je nutné informovat všechny, kteří se v monitorovaném prostoru ocitnou nejpozději ve chvíli, kdy do něj vstupují. Prakticky lze informační povinnost splnit vylepením piktogramu upozorňujícího na snímaný prostor a uvedením kontaktních údajů správce osobních údajů, který je schopen ostatní informace na dotaz sdělit. Je-li to možné a účelné, lze potřebné informace poskytnout i prostřednictvím nástěnky přímo v domě nebo webových stránek správce.

Užitečné informace:

Stanovisko č. 1/2016 o umístění kamerových systémů v bytových domech

Aktuální znění Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů – upozornění: v úvodu textu nařízení naleznete 173 bodů preambule, vlastní články nařízení následují až po ní

Aktuální znění zákona o zpracování osobních údajů (zák. č. 110/2019 Sb.)

Autorka: Eliška Franková, Pro náš dům, z.s.